TRIBUNSHOPPING.COM - Sebagai aplikasi pesan populer, WhatsApp (WA) menyediakan banyak fitur bagi pengguna biasa dan khususnya bagi mereka yang mengelola grup.
Jika kamu adalah admin sebuah grup atau mempertimbangkan menjadi admin, memahami peran serta fitur-terbaru WhatsApp sangat penting agar grup kamu tetap tertata, aman, dan aktif.
Apa Itu Grup Whatsapp dan Kenapa Admin Penting
Grup WhatsApp adalah sebuah ruang obrolan di mana banyak pengguna (anggota) dapat saling berbagi pesan, media, tautan, dan berdiskusi sekaligus.
Admin grup memegang kendali lebih terhadap pengaturan dan struktur grup mulai dari siapa yang bisa bergabung sampai siapa yang bisa mengatur info grup.
Menjadi admin berarti kamu tidak hanya “menambahkan anggota” tetapi juga menjadi penanggung jawab tata tertib, keamanan, dan pengalaman anggota.
Berikut ini fungsi-khusus yang hanya (atau utama) bisa dilakukan oleh admin dan bagaimana fitur baru dari WhatsApp memperluas atau memperjelas kontrol tersebut.
1. Menambahkan atau Mengundang Anggota Baru
Secara tradisional, admin bisa menambahkan anggota baru dari daftar kontak mereka. Namun ada dua metode utama:
Menambahkan secara langsung: Admin memilih anggota dari kontak, kemudian memasukkannya ke grup.
Mengundang melalui tautan atau QR: Admin dapat membuat invite link (tautan undangan) atau QR code yang kemudian dibagikan sehingga orang lain dapat bergabung tanpa perlu disimpan di kontak admin.
WhatsApp juga kini menghadirkan pengaturan yang memungkinkan admin menentukan siapa yang boleh menginvite melalui tautan/QR (lihat poin “kontrol undangan” di bawah).
Baca juga: 5 Cara Memperbaiki Notifikasi WhatsApp yang Tidak Muncul di Layar HP
2. Membuat, Menonaktifkan atau Mengatur Tautan Undangan
Admin punya hak untuk membuat link undangan (invite link) atau membagikannya. Tapi seiring update-terbaru:
Admin kini bisa menentukan apakah semua anggota boleh melihat dan membagikan link undangan tersebut atau tidak. Cinco Días+1
Jika admin memilih agar link hanya bisa dibagikan oleh admin saja, maka anggota biasa tidak bisa mem-share link undangan.
Admin juga bisa reset atau blok tautan undangan bila dibutuhkan untuk menjaga keamanan.
Fitur ini sangat berguna untuk grup komunitas besar atau grup publik, agar pertumbuhan tetap terkendali.
3. Menghapus Anggota Grup
Admin memiliki kewenangan untuk mengeluarkan anggota dari grup bila perlu misalnya anggota spam, tidak aktif, atau melanggar aturan grup. Dalam praktiknya:
Di layar Info Grup > Anggota, admin memilih anggota > opsi “Hapus dari grup”.
Penting bagi admin menentukan aturan yang jelas dan memberi tahu anggota terlebih dahulu bila memungkinkan (untuk menjaga rasa keadaban dan kekompakan grup).
Sebagai tambahan, admin bisa mengaktifkan pengaturan “Anggota harus disetujui sebelum bergabung” (see next point) untuk mengontrol siapa yang masuk.
4. Mengangkat atau Mencopot Admin Lain
Admin memiliki hak untuk menunjuk admin tambahan atau mencopot admin lain (termasuk dirinya, jika dia me-lepas jabatan).
Di Info Grup > Anggota > pilih anggota > “Jadikan admin grup”.
Setiap admin yang ditunjuk akan memiliki hak yang sama dengan kamu (menambahkan anggota, mengubah info grup, menghapus anggota, dll).
Jika kamu adalah satu-satunya admin dan keluar dari grup tanpa menunjuk admin baru, WhatsApp akan memilih anggota lain secara acak untuk menjadi admin. Pusat Bantuan WhatsApp
Administrasi yang baik: pilih admin yang terpercaya, komunikatif, dan aktif agar grup tetap sehat.
Baca juga: 2 Cara Memulihkan Chat WhatsApp di Android dan iPhone dengan Mudah, Ganti HP Tanpa Kehilangan Data
5. Membatasi Perubahan Info Grup (Nama, Foto, Deskripsi)
Grup memiliki info seperti nama grup, foto profil grup, dan deskripsi grup yang bisa dijadikan ‘aturan permainan’ atau papan pengumuman mini.
Default: semua anggota bisa mengubah info grup. Namun admin bisa mengubah pengaturan sehingga hanya admin yang bisa mengubah info-info tersebut.
WhatsApp juga menambahkan opsi “Deskripsi Grup” beberapa waktu lalu sebagai fitur untuk memberi pengumuman atau aturan grup.
Admin dapat menetapkan aturan tertulis dalam deskripsi untuk menghindari kebingungan dan menjaga keselarasan anggota.
6. Membatasi Siapa yang Bisa Mengirim Pesan
Ada situasi di mana grup dibutuhkan hanya sebagai saluran pengumuman dari admin (misalnya komunitas sekolah, organisasi, atau survei).
Di pengaturan group > Permissions (Izin) > Send messages > kamu bisa mengatur: “Hanya admin” yang boleh mengirim pesan, atau “Semua anggota”.
Jika diatur ke “Hanya admin”, anggota tetap bisa membaca tetapi tidak bisa mengirim pesan sendiri membantu menjaga obrolan tetap fokus dan terhindar dari spam.
Ini sangat berguna untuk grup yang tumbuh cepat atau digunakan sebagai broadcasting pengumuman penting.
7. Fitur-baru yang wajib Admin Tahu
Selain fungsi-khas di atas, berikut fitur terbaru WhatsApp yang juga berdampak pada peran admin grup:
Indikator “Online” di grup: Admin dan anggota sekarang bisa melihat berapa banyak orang yang “Online” saat ini di grup tepat di bawah nama grup.
Highlight atau notifikasi khusus grup: Ada pengaturan “Notify for” di grup: bisa “Highlights” (hanya mention, balasan, atau dari kontak tersimpan) atau “All”. Ini membantu anggota mengelola notifikasi admin pun bisa menyarankan anggota memakai pengaturan ini agar tidak terganggu.
Advanced Chat Privacy: Untuk grup yang butuh privasi ekstra, admin bisa mengizinkan hanya admin yang mengubah pengaturan “Advanced chat privacy” fitur ini mencegah media tersimpan otomatis, ekspor chat, atau penggunaan AI di chat tersebut.
Kontrol undangan undangan yang lebih fleksibel: Seperti disebut sebelumnya, admin bisa memungkinkan atau menolak anggota biasa untuk membagikan link undangan.
Fitur event, kanal, dan lainnya: Meskipun bukan hanya untuk grup, namun fitur event (undangan, RSVP, plus-one) dan kanal (channel broadcasting) bisa relevan untuk admin grup komunitas.
8. Tips untuk Menjadi Admin yang Efektif
Menjadi admin bukan sekadar punya hak, tetapi juga tanggung jawab agar grup tetap produktif dan menyenangkan:
Tetapkan aturan jelas: Buat deskripsi grup yang mencantumkan tujuan grup, jenis konten yang diperbolehkan, dan etika diskusi.
Libatkan anggota: Jika grup besar, pertimbangkan menunjuk beberapa admin/co-admin agar beban pengelolaan tidak hanya pada satu orang.
Gunakan fitur “hanya admin mengirim pesan” jika grup perlu jadi saluran pengumuman tapi aktifkan kembali jika grup ingin jadi ruang interaksi.
Monitor aktivitas undangan pertimbangkan reset link undangan secara berkala untuk mencegah spam atau orang tidak diinginkan masuk.
Selalu diperbarui: Pastikan kamu maupun anggota menggunakan versi terbaru WhatsApp agar semua fitur berjalan dan keamanan terjaga.
Pendidikan anggota: Karena banyak fitur baru, beri tahu anggota tentang pengaturan notifikasi, proses bergabung, dan etika grup agar mereka merasa nyaman dan termotivasi.
Baca juga: 4 Trik Melihat Chat WhatsApp Tanpa Harus Buka Aplikasi, Bisa untuk Semua HP
Jika kamu menjadi admin grup WhatsApp, kamu memiliki peran besar dan beragam: dari menambahkan anggota, mengatur info grup, hingga menentukan siapa yang bisa mengirim pesan.
Dengan fitur-baru yang terus diluncurkan seperti kontrol undangan, indikator online, advanced privacy, dan lainnya kamu punya lebih banyak alat untuk menjaga grup kamu tetap relevan, terarah, dan aman.
Maka, pastikan kamu tidak hanya mengetahui “apa yang bisa dilakukan” tetapi juga “bagaimana menggunakan fitur baru dengan bijak”. (*)
(Andrakp/TribunShopping.com)